Mudanças simples na organização da recepção do seu consultório médico trazem resultados melhores do que você imagina. Esse ambiente é essencial para tornar a experiência de atendimento agradável e ajuda na fidelização dos pacientes. A atmosfera da recepção precisa de uma atenção toda especial.
Essas são as dicas para organizar a recepção do seu consultório médico
1 – Uso da tecnologia
Há vários recursos que ajudam na organização da sua clínica médica. Dois dos principais são os softwares de formulário eletrônico e agendamento de consulta online. Quanto mais seu consultório adota novas tecnologias, mais ágil é o atendimento na recepção.
O uso desses softwares e de outras tecnologias também evita o acúmulo de papel e desperdício de espaço destinado a arquivos físicos. Os softwares usados para a gestão da clínica também facilitam os controles administrativos, sobretudo na área financeira. Nos dias atuais é muito óbvia a importância de um software para clínica médica, pois isso significa economia de tempo e melhor controle das informações.
2 – Música ambiente
Esse detalhe simples faz imensa diferença para a qualidade do atendimento. A dica é investir em equipamentos para música ambiente e montar uma playlist exclusiva para o seu consultório. O ideal é que as músicas sejam relaxantes e ao mesmo tempo revigorantes.
No Spotify há uma infinidade de músicas que você pode utilizar para montar a playlist e tornar o ambiente da clínica ainda mais agradável. Além de músicas de qualidade, é importante que o som seja suave, sem ser alto ou baixo demais.
3 – Mesa de trabalho com gavetas
Para organizar a recepção do seu consultório médico, a escolha dos móveis é item essencial. O recomendado é que as mesas de trabalho tenham uma boa quantidade de gavetas. Isso evita que os papéis necessários para o dia a dia fiquem espalhados.
As gavetas também são usadas para guardar resultados de exames dos pacientes, material de escritório e demais itens que fazem parte do cotidiano da clínica. Ao guardar documentos, relatórios ou outros papéis que precisam de sigilo, é indicado usar gavetas com chaves.
4 – Espaço aconchegante para água e café
Este espaço na sua clínica médica precisa ser especial. Pode parecer algo simples, mas manter um espaço agradável e aconchegante para água, café e chá, demonstra o quanto você se importa em atender bem seus pacientes em cada detalhe.
É preciso manter o local limpo, com garrafas de chá e café bem abastecidas, água gelada e normal. Colocar uma planta ou flor próxima torna o espaço ainda melhor. Perto de datas especiais, uma ideia extra é colocar algo saudável para os pacientes comerem, como se fosse um coffee break de boas vindas.
5 – Boa disposição dos sofás e poltronas
Essa disposição pode otimizar o espaço da recepção e tornar o ambiente mais leve. Esta talvez seja uma oportunidade para renovar esses móveis. Caso as poltronas ou sofás sejam mais antigos, vale a pena investir em itens mais modernos, que ocupem menos espaço e ao mesmo tempo que ofereçam conforto.
6 – Iluminação e climatização adequadas
Estes dois elementos também são essenciais para organizar a recepção do seu consultório médico. Quanto à iluminação, é preciso considerar a natural e a artificial.
Além da claridade através das janelas, é preciso que as lâmpadas e luminárias também estejam adequadas para oferecer uma boa iluminação. Vale lembrar que o tipo e cor das cortinas também interfere na iluminação do ambiente.
A climatização envolve principalmente as janelas e uso do ar condicionado. O ambiente deve ser agradável, sem estar quente ou frio demais.
7 – Aroma relaxante e revigorante
Você sabia que a aromatização do ambiente é muito usada para melhorar a experiência dos clientes em shoppings e demais espaços de vendas no varejo? Essa estratégia também é usada nas clínicas médicas.
Não se trata apenas de colocar um aroma agradável, mas de proporcionar aos clientes uma experiência de tranquilidade e refazimento no espaço do seu consultório. Há empresas especializadas nessa área. Nossa dica é que você consulte uma delas e veja como fazer essa aromatização no seu consultório médico.
8 – Invista em treinamentos
O fator humano é primordial para garantir que a recepção se mantenha organizada. Os treinamentos precisam ser com relação às rotinas e também sobre o atendimento aos pacientes. Ao menos duas vezes por ano é preciso renovar os treinamentos da equipe para que o padrão de excelência seja mantido no seu consultório.
O treinamento também é necessário sempre que houver mudanças relacionadas a softwares, procedimentos etc. É preciso lembrar que o relacionamento entre seus colaboradores repercute na qualidade do atendimento. Busque valorizar uma cultura de colaboração do espaço da clínica, nunca de competição.
Leia também nosso artigo do blog “Entenda porque é necessário investir em treinamento para sua recepcionista”
9 – Comunicação eficiente
O treinamento também contribui para que a comunicação no dia a dia seja eficiente. Esse fator é de grande importância para que a recepção fique organizada e ajuda na administração da clínica. A comunicação eficiente não se trata apenas de agilidade, mas de satisfazer as dúvidas e necessidades dos pacientes. A tecnologia ajuda muito nesse sentido. Quanto mais simples se tornam os processos, a equipe conseguirá dar mais atenção aos pacientes.
10 – Consulte um arquiteto
Já pensou em fazer uma pequena reforma ou adequações na sua recepção? Algumas mudanças simples trazem excelentes resultados e renovam o ambiente. Além de propor mudanças relacionadas ao espaço do consultório, o arquiteto dá dicas de móveis e decoração do espaço.
Vantagens de organizar a recepção do seu consultório médico
Além de saber como aprimorar a organização da recepção, saiba os benefícios de investir nesse ambiente. Eles são:
-Valorização do seu serviço. A experiência geral de atendimento faz com que os pacientes naturalmente valorizem mais o momento da consulta médica.
-Fidelização dos pacientes. Manter um ambiente agradável faz com que as pessoas queiram voltar. Além disso, elas indicarão seu consultório para amigos e familiares.
-Obtenção de novos pacientes. Um ambiente bem organizado e acolhedor atrai mais pessoas, seja por meio de indicações dos atuais pacientes ou quando elas veem seus posts nas redes sociais.
Além de saber como organizar a recepção do seu consultório médico, confira nossos demais conteúdos sobre gestão para clínicas. Eles abordam temas sobre atendimento, marketing, finanças e demais áreas essenciais.
