Controle de estoque em clínicas médicas é uma das funções administrativas mais importantes.
No dia a dia, os médicos necessitam contar com diversos produtos para desempenharem a atividade e proporcionar um atendimento de excelência aos pacientes.
Quando há falta dos itens no estoque ou um exagero, a clínica sai perdendo. O controle é essencial para garantir o pleno atendimento e ao mesmo tempo evitar custos excessivos.
5 medidas essenciais para o controle de estoque em clínicas médicas
Para que o controle de estoque em clínicas médicas seja feito da maneira mais eficiente, essas são as ações essenciais. Elas envolvem as rotinas diárias e também oferecem estratégias simples de gestão. Vejamos.
1 – Utilize softwares específicos para o controle de estoque
O primeiro passo para implantar ou aprimorar o controle de estoque em clínicas médicas é definir como as informações serão organizadas e disponibilizadas. O uso de um software permite que todas as informações fiquem em um único lugar. Isso facilita a gestão e torna o acesso mais rápido e objetivo.
A maioria dos softwares para a gestão de clínicas médicas conta com recursos para controle do estoque. Principalmente nos casos em que o estoque tem uma quantidade considerável de itens, as planilhas não são suficientes para garantir um controle eficaz.
Confira nosso artigo do blog “Importância de um software para clínica médica”
2 – Faça inventários periodicamente
Um inventário simples é uma maneira eficiente de controlar o estoque da clínica médica. Este inventário consiste na identificação, classificação e contagem dos produtos que estão armazenados.
As informações fornecidas pelo inventário são muito importantes para o processo de compra, identificação dos períodos de maior fluxo no estoque, levantamento das necessidades mais urgentes de itens etc.
O ideal é que o inventário seja realizado pelo menos a casa 3 ou 6 meses. Esta estratégia traz muitos benefícios e favorece também a gestão financeira, evitando compras desnecessárias.
3 – Alinhe o processo de compra às demandas reais do estoque
Uma das práticas mais importantes do controle de estoque em clínicas médicas é adequar as compras à demanda real.
Ou seja, as compras de produtos, sejam eles insumos, medicamentos, materiais de trabalho, itens de higiene etc. não podem ser feitas de forma aleatória, pois isso pode gerar dois problemas.
O primeiro é o risco de faltarem os produtos necessários para o trabalho do médico. O segundo é comprar quantidades excessivas que não serão usadas em breve, o que pode gerar prejuízos. As compras devem ser programadas com antecedência com base nas necessidades da clínica.
As informações obtidas por meio do software e inventário são essenciais neste planejamento. É possível verificar com clareza, por exemplo, quais os períodos de maior e menor demanda de determinados produtos. Com base nesta demanda, as compras podem ser feitas de forma mais estratégica.
4 – Defina a pessoa responsável pelo controle
O controle do estoque deve ser feito somente por uma pessoa. Isso facilita a gestão e evita equívocos ou confusão de informações quanto ao controle.
Outro cuidado importante é que este controle não seja feito pelo médico. No dia a dia, o médico estará sempre muito atarefado com o atendimento aos pacientes. Por isso, não é indicado assumir a função de gestão do estoque.
5 – Mantenha as melhores condições de armazenamento
Entre as melhores práticas para controle de estoque em clínicas médicas não poderia faltar os cuidados com o armazenamento.
É preciso dar uma atenção ainda mais especial aos itens que requerem maior controle de temperatura e umidade. Os locais de armazenamento devem estar adequados em termos de ventilação, nível de exposição solar, refrigeração etc.
Além disso, o ambiente deve ser mantido sempre bem limpo, assim como as embalagens dos produtos. Este cuidado é fundamental para manter os itens nas melhores condições e proporcionar segurança aos pacientes. Um estoque bem gerenciado é sinônimo de credibilidade para o médico.
Importância do controle de estoque em clínicas médicas
Depois de ver as principais práticas para controle de estoque em clínicas médicas, há alguns pontos que deixam ainda mais clara a importância dessa gestão no dia a dia.
Padrão de atendimento
Manter um bom padrão de atendimento aos pacientes requer atenção a uma série de detalhes. Um dos principais é a qualidade dos produtos utilizados no ambiente da clínica.
Sejam os itens mais simples ou os que requerem maior atenção, o controle do estoque evita faltas que comprometem a qualidade do atendimento oferecido pelo médico.
A organização e rápida disponibilidade dos itens do estoque torna o atendimento mais ágil. Este é outro fator que conta muito no momento da consulta. Quanto mais organizado é o ambiente da clínica, maior será a confiança do paciente.
Veja também nosso artigo do blog “Dicas para deixar seu paciente mais satisfeito no consultório médico”
Itens de máxima qualidade
Outro fator que faz bastante diferença para a credibilidade do médico é ter produtos de qualidade no estoque. A área da saúde demanda uma série de cuidados. Portanto, adquirir itens confiáveis e que proporcionem maior conforto e segurança aos pacientes, é fundamental.
Isso vale para todos os itens utilizados no dia a dia da clínica. Esta atenção, por mais que envolva um certo investimento financeiro, sempre rende bons frutos.
Controle de custos referentes ao estoque
A importância do controle de estoque em clínicas médicas também se baseia na necessidade de manter os custos equilibrados. Se por um lado não se pode deixar os itens de estoque faltarem, ao mesmo tempo é preciso evitar excessos ou perdas que podem prejudicar o caixa da clínica.
O controle de custos quanto ao estoque permite também um melhor planejamento quanto às compras sem que isso prejudique as finanças.
Evitar desperdícios
Quando o controle de estoque em clínicas médicas é realizado de forma eficiente, evitam-se diversos desperdícios. Um dos exemplos é evitar a perda de produtos devido à data de vencimento ou más condições de conservação (falhas na refrigeração, exposição ao sol etc.).
Quer saber mais estratégias de gestão para clínicas médicas?
Além de ver essas estratégias simples sobre controle de estoque em clínicas médicas, confira nossos demais conteúdos sobre a gestão nas clínicas. Essas informações são de grande ajuda para equilibrar qualidade dos serviços e lucratividade.
