Para que a gestão de um consultório médico dê bons frutos, a excelência é primordial. Além do atendimento aos pacientes por meio de consultas e procedimentos médicos, é preciso dar atenção à saúde financeira do seu consultório. Fortalecer a gestão no dia a dia eleva o padrão de qualidade, facilita as rotinas e gera mais tranquilidade para o médico.
Essas são as 4 ferramentas essenciais para a gestão do seu consultório médico
Cada uma dessas ferramentas traz resultados práticos. Elas são indispensáveis para garantir uma gestão eficiente.
1 – Prontuário eletrônico
Em atendimento às necessidades dos consultórios médicos, são disponibilizados diferentes tipos de softwares para gestão dos prontuários médicos. Saiba os principais benefícios do prontuário médico online:
-Rápido acesso às informações de cada paciente. Isso agiliza a obtenção dos dados necessários para a consulta, facilitando a rotina do médico e também da secretária.
-Otimização do espaço do consultório. O uso do prontuário eletrônico economiza um espaço imenso na clínica. Isso permite que o médico utilize esse espaço vago para ampliar o ambiente.
2 – Agendamento de consulta online
Esta é uma das ferramentas que tem sido mais utilizadas nas clínicas. O agendamento online facilita a rotina e otimiza a agenda do médico. Os softwares realizam diversas funções de forma automática. As principais vantagens de contar com essa ferramenta são:
-Comodidade para o paciente;
-Melhor organização da agenda do médico;
-Melhor controle da fila de espera;
-Integração de informações;
-Otimização do tempo;
-Fácil disponibilidade de dados;
-Contínua disponibilidade para marcação de consulta;
-Maior agilidade no atendimento;
-Melhora no fluxo de atendimento;
-Aumento do faturamento.
Para se aprofundar mais sobre o tema, escrevemos um artigo no blog “Marcação de consulta online. Saiba todas as vantagens!”
3 – Controle financeiro
O uso de softwares para o planejamento e controle financeiro é item básico para a gestão de um consultório médico. Essa ferramenta facilita o registro das informações, fornece relatórios de forma rápida e evita informações desencontradas quanto ao financeiro da clínica.
Além do uso do software, as planilhas de Excel também são essenciais para a gestão. Por mais que a rotina do médico tenha vários compromissos, é preciso dedicar um tempo à verificação desses relatórios. Ter ferramentas que facilitam este controle é fator-chave para economizar tempo e garantir bons resultados.
4 – WhatsApp Business
A adoção do WhatsApp Business traz praticidade para a gestão do consultório. Ele agiliza as rotinas que envolvem a interação com os pacientes, seja nos casos de pessoas já atendidas na clínica ou para aquelas que estão chegando.
Essa versão do WhatsApp traz uma série de funções que facilitam o atendimento e otimizam o tempo da secretária. Alguns recursos do WhatsApp Business são:
-Envio de mensagens automáticas;
-Identificação da localização do consultório;
-Respostas rápidas;
-Elaboração de um perfil comercial.
Leia também o artigo do blog com as 9 estratégias para uso do Whatsapp no consultório médico.
5 ações para fortalecer a gestão de uma clínica médica
Depois de saber sobre as ferramentas para gestão do consultório, é preciso considerar algumas ações mais que necessárias para alcançar os resultados esperados.
1 – Invista em marketing digital
Como você tem divulgado seus serviços? Está usando todos os recursos oferecidos pelas mídias sociais? Numa área tão competitiva como a medicina, na qual há diversos especialistas no mercado, ser visto (e lembrado) determina o quanto sua agenda será preenchida.
O marketing médico digital gera resultados imediatos e que se multiplicam com o passar do tempo. Ter uma presença estratégica no Instagram, Facebook e Google é mais que necessário para que os médicos conquistem espaço e se destaquem na cidade e região em que atuam. Sem essa divulgação, o profissional quase não será lembrado e aos poucos perderá pacientes para outros especialistas.
2 – Dê atenção à contabilidade
Quantas vezes por ano você analisa seus relatórios contábeis? Muitos médicos verificam esses relatórios apenas uma ou duas vezes e vêem somente o balanço anual. Isso é desastroso para a gestão financeira.
Para evitar surpresas e tomar decisões rapidamente, é preciso analisar outros tipos de relatórios da contabilidade e verificá-los pelo menos a cada 3 meses. O balancete e DRE (demonstrativo de resultado do exercício) são os principais relatórios que precisam ser analisados no decorrer do ano. Tirar dúvidas com seu contador também faz parte da gestão da clínica. Além disso, uma contabilidade especializada em médicos pode auxiliá-lo no cadastro do CRM médico, por exemplo.
3 – Analise os relatórios financeiros constantemente
Além de analisar relatórios contábeis, é necessário verificar os relatórios financeiros. Eles dão um parâmetro detalhado de como está a saúde financeira da clínica. Com base nessas informações, o médico consegue tomar decisões mais rápidas para aumentar o faturamento ou reduzir custos.
Os principais relatórios financeiros que precisam de atenção são os de fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber. O indicado é verificar esses relatórios uma vez por semana. Separar um tempo para cuidar das finanças da clínica é fundamental. Sem uma visão clara dos números, os médicos nunca saberão exatamente o quanto estão faturando, o lucro obtido no mês, qual montante das despesas etc.
4 – Invista na capacitação da sua equipe
Seus colaboradores desempenham um papel crucial para a gestão do consultório médico. Investir em treinamentos e cursos de curta duração são fatores que aumentam a qualidade do atendimento e tornam a administração da clínica mais eficiente.
Além de o médico priorizar a qualidade em todos os detalhes, é preciso que a equipe esteja comprometida com os resultados esperados. Dedicar tempo a essa capacitação gera resultados rápidos, fortalece a credibilidade da clínica e oferece maior tranquilidade ao médico.
Veja também o artigo do blog “Entenda porque é necessário investir em treinamento para sua recepcionista”
5 – Valorize o ambiente do consultório
Investir na qualidade do ambiente é outro fator que faz parte da gestão. A pergunta é: como está o ambiente do seu consultório? Ele é acolhedor, moderno, gera conforto e bem-estar? Uma atmosfera de receptividade faz imensa diferença para fidelizar os atuais pacientes e obter novos pacientes de forma constante. A excelência envolve considerar todos os detalhes.
A combinação dessas cinco ações traz resultados muito melhores do que se imagina. Eles consistem nos pilares para garantir excelência na administração.
Além de saber as ferramentas e ações para uma boa gestão do consultório médico, confira nossos demais conteúdos. Os temas abordam qualidade do atendimento, marketing e outras áreas. Nosso objetivo é contribuir para que você alcance os melhores resultados.
