Para que a gestão de um consultório médico dê bons frutos, a excelência é primordial. Além do atendimento aos pacientes por meio de consultas e procedimentos médicos, é preciso dar atenção à saúde financeira do seu consultório. Fortalecer a gestão no dia a dia eleva o padrão de qualidade, facilita as rotinas e gera mais tranquilidade para o médico.
Essas são as 4 ferramentas essenciais para a gestão do seu consultório médico
Cada uma dessas ferramentas traz resultados práticos. Elas são indispensáveis para garantir uma gestão eficiente.
1 – Prontuário eletrônico
Em atendimento às necessidades dos consultórios médicos, são disponibilizados diferentes tipos de softwares para gestão dos prontuários médicos. Saiba os principais benefícios do prontuário médico online:
-Rápido acesso às informações de cada paciente. Isso agiliza a obtenção dos dados necessários para a consulta, facilitando a rotina do médico e também da secretária.
-Otimização do espaço do consultório. O uso do prontuário eletrônico economiza um espaço imenso na clínica. Isso permite que o médico utilize esse espaço vago para ampliar o ambiente.
2 – Agendamento de consulta online
Esta é uma das ferramentas que tem sido mais utilizadas nas clínicas. O agendamento online facilita a rotina e otimiza a agenda do médico. Os softwares realizam diversas funções de forma automática. As principais vantagens de contar com essa ferramenta são:
-Comodidade para o paciente;
-Melhor organização da agenda do médico;
-Melhor controle da fila de espera;
-Integração de informações;
-Otimização do tempo;
-Fácil disponibilidade de dados;
-Contínua disponibilidade para marcação de consulta;
-Maior agilidade no atendimento;
-Melhora no fluxo de atendimento;
-Aumento do faturamento.
Para se aprofundar mais sobre o tema, escrevemos um artigo no blog “Marcação de consulta online. Saiba todas as vantagens!”
3 – Controle financeiro
O uso de softwares para o planejamento e controle financeiro é item básico para a gestão de um consultório médico. Essa ferramenta facilita o registro das informações, fornece relatórios de forma rápida e evita informações desencontradas quanto ao financeiro da clínica.
Além do uso do software, as planilhas de Excel também são essenciais para a gestão. Por mais que a rotina do médico tenha vários compromissos, é preciso dedicar um tempo à verificação desses relatórios. Ter ferramentas que facilitam este controle é fator-chave para economizar tempo e garantir bons resultados.
4 – WhatsApp Business
A adoção do WhatsApp Business traz praticidade para a gestão do consultório. Ele agiliza as rotinas que envolvem a interação com os pacientes, seja nos casos de pessoas já atendidas na clínica ou para aquelas que estão chegando.
Essa versão do WhatsApp traz uma série de funções que facilitam o atendimento e otimizam o tempo da secretária. Alguns recursos do WhatsApp Business são:
-Envio de mensagens automáticas;
-Identificação da localização do consultório;
-Respostas rápidas;
-Elaboração de um perfil comercial.
Leia também o artigo do blog com as 9 estratégias para uso do Whatsapp no consultório médico.
5 ações para fortalecer a gestão de uma clínica médica
Depois de saber sobre as ferramentas para gestão do consultório, é preciso considerar algumas ações mais que necessárias para alcançar os resultados esperados.
1 – Invista em marketing digital
Como você tem divulgado seus serviços? Está usando todos os recursos oferecidos pelas mídias sociais? Numa área tão competitiva como a medicina, na qual há diversos especialistas no mercado, ser visto (e lembrado) determina o quanto sua agenda será preenchida.
O marketing médico digital gera resultados imediatos e que se multiplicam com o passar do tempo. Ter uma presença estratégica no Instagram, Facebook e Google é mais que necessário para que os médicos conquistem espaço e se destaquem na cidade e região em que atuam. Sem essa divulgação, o profissional quase não será lembrado e aos poucos perderá pacientes para outros especialistas.
2 – Dê atenção à contabilidade
Quantas vezes por ano você analisa seus relatórios contábeis? Muitos médicos verificam esses relatórios apenas uma ou duas vezes e vêem somente o balanço anual. Isso é desastroso para a gestão financeira.
Para evitar surpresas e tomar decisões rapidamente, é preciso analisar outros tipos de relatórios da contabilidade e verificá-los pelo menos a cada 3 meses. O balancete e DRE (demonstrativo de resultado do exercício) são os principais relatórios que precisam ser analisados no decorrer do ano. Tirar dúvidas com seu contador também faz parte da gestão da clínica.
3 – Analise os relatórios financeiros constantemente
Além de analisar relatórios contábeis, é necessário verificar os relatórios financeiros. Eles dão um parâmetro detalhado de como está a saúde financeira da clínica. Com base nessas informações, o médico consegue tomar decisões mais rápidas para aumentar o faturamento ou reduzir custos.
Os principais relatórios financeiros que precisam de atenção são os de fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber. O indicado é verificar esses relatórios uma vez por semana. Separar um tempo para cuidar das finanças da clínica é fundamental. Sem uma visão clara dos números, os médicos nunca saberão exatamente o quanto estão faturando, o lucro obtido no mês, qual montante das despesas etc.
4 – Invista na capacitação da sua equipe
Seus colaboradores desempenham um papel crucial para a gestão do consultório médico. Investir em treinamentos e cursos de curta duração são fatores que aumentam a qualidade do atendimento e tornam a administração da clínica mais eficiente.
Além de o médico priorizar a qualidade em todos os detalhes, é preciso que a equipe esteja comprometida com os resultados esperados. Dedicar tempo a essa capacitação gera resultados rápidos, fortalece a credibilidade da clínica e oferece maior tranquilidade ao médico.
Veja também o artigo do blog “Entenda porque é necessário investir em treinamento para sua recepcionista”
5 – Valorize o ambiente do consultório
Investir na qualidade do ambiente é outro fator que faz parte da gestão. A pergunta é: como está o ambiente do seu consultório? Ele é acolhedor, moderno, gera conforto e bem-estar? Uma atmosfera de receptividade faz imensa diferença para fidelizar os atuais pacientes e obter novos pacientes de forma constante. A excelência envolve considerar todos os detalhes.
A combinação dessas cinco ações traz resultados muito melhores do que se imagina. Eles consistem nos pilares para garantir excelência na administração.
Além de saber as ferramentas e ações para uma boa gestão do consultório médico, confira nossos demais conteúdos. Os temas abordam qualidade do atendimento, marketing e outras áreas. Nosso objetivo é contribuir para que você alcance os melhores resultados.
