Confirmação de consultas de seus pacientes é uma das rotinas mais importantes no consultório em 2024.
Por vários motivos (esquecimento, imprevistos, viagens, situações no trabalho, emergências etc.), as pessoas podem faltar às consultas. Isso gera prejuízos para o seu faturamento, pois o recebimento não ocorre como o esperado.
Separamos cinco maneiras eficazes de evitar essas faltas à consulta. Elas também ajudam a evitar atrasos e melhora o fluxo de atendimentos no dia a dia.
Confirmação de consultas de seus pacientes – métodos simples e eficientes
Para que a confirmação de consultas de seus pacientes funcione bem, basta adotar todos estes métodos ou ao menos 2 ou 3 deles, da forma que ficar melhor para a rotina da clínica.
1 – Cartão de acompanhamento com datas e horários
Ainda que este método pareça “antigo”, ele continua muito eficiente. Você pode imprimir um modelo de cartão de visita que tenha no verso alguns campos de acompanhamento das consultas do paciente. Basta ter data, horário da consulta e um pequeno campo para observações.
Ao agendar uma consulta de retorno, por exemplo, já é anotada a data e horário da consulta. Este controle simples permite que o paciente se organize melhor e evite esquecimentos. Por mais que este método seja eficaz, ele deve ser combinado com outras formas de confirmação de consultas dos seus pacientes.
2 – Contato via WhatsApp (uma semana antes e na véspera da consulta)
Esta é uma das formas de confirmação de consultas mais eficientes. Rápida e sem custos, a mensagem por WhatsApp é facilmente visualizada pelo paciente. O indicado é enviar a mensagem uma semana antes da consulta solicitando que o paciente confirme a presença no consultório.
Isso permite programar melhor os agendamentos e, caso tenham desistências, rapidamente é possível encaixar outros atendimentos durante a semana. Além dessa mensagem, na véspera da consulta deve ser enviada uma mensagem-lembrete para o paciente.
Esta mensagem não precisa solicitar a confirmação, mas apenas relembrar que no dia seguinte será realizada a consulta. É uma atenção extra dada ao paciente. Além disso, evita-se a ausência ou atrasos.
Confira também nosso artigo: “9 estratégias para uso do Whatsapp no consultório médico”
3 – Mensagem por e-mail
Ainda que o e-mail não seja tão rápido quanto o WhatsApp, esta também é uma forma simples de confirmar as consultas de seus pacientes. Sobretudo quando a pessoa trabalha o dia todo em um escritório, por exemplo, muitas vezes é mais fácil visualizar o e-mail do que uma mensagem de celular.
A mensagem por e-mail deve ser usada como uma maneira complementar de confirmação. Ou seja, mesmo usando essa estratégia, é necessário utilizar outras. Ao fazer ou atualizar o cadastro do paciente é muito importante que o e-mail esteja ativo e seja frequentemente acessado pelo paciente.
Escrevemos o artigo ” Importância do email marketing para médicos ” e ele vai lhe ajudar.
4 – Ligação telefônica (uma semana antes ou na véspera da consulta)
É também uma das maneiras mais simples e eficazes de confirmação de consultas dos seus pacientes. Uma ligação rápida é suficiente. O recomendado é efetuá-la uma semana antes ou na véspera da consulta.
É possível combinar dois métodos, fazendo a ligação uma semana antes e enviando mensagem de lembrete via WhatsApp na véspera da consulta. A ligação com maior antecedência permite agilidade ao agendar consultas para pacientes que estão na lista de espera. Isso também evita que a agenda fique com aqueles “buracos” que prejudicam o faturamento da clínica.
5 – Mensagem ou ligação em casos de atraso
Mesmo quando o paciente confirma o comparecimento no consultório dias antes ou na véspera, caso ocorra atraso, é necessário ligar ou enviar mensagem via WhatsApp. Isso permite que o médico adiante os atendimentos seguintes.
Caso o atraso se converta em ausência, é possível saber da informação de forma imediata e evitar de passar mais tempo esperando.
Uma dica extra para a confirmação de consultas dos seus pacientes
Sempre que o atendente ou secretária efetuar o cadastro do paciente ou atualizar essas informações, é indicado perguntar: quais as duas melhores maneiras de entrarmos em contato com você (celular, telefone fixo, WhatsApp, e-mail etc.)?
Isso facilita a forma de confirmar a consulta e enviar lembretes ao paciente quanto à data e horário do atendimento. Além do telefone pessoal do paciente, é importante ter um telefone para recados cadastrado.
Como evitar desistências ou atrasos por parte dos pacientes?
Além de saber as principais formas de confirmação de consultas, é importante adotar outras ações para evitar as desistências que prejudicam o fluxo dos atendimentos e o faturamento.
Recentemente escrevemos um artigo com 7 Estratégias para diminuir as faltas dos pacientes no consultório médico.
Definição do melhor dia e horário
Ao agendar a consulta, é muito importante fazer o possível para que o dia e horário sejam os mais favoráveis ao paciente. Quanto mais há flexibilidade nessa escolha, menores serão as chances de faltas ou atrasos no dia do atendimento.
Aumento da percepção de valor
Quanto mais o médico investe na valorização do consultório e dos serviços prestados, há maior percepção de valor por parte dos pacientes. Com isso, eles sempre pensarão muitas vezes antes de desistirem da consulta.
O aumento dessa percepção ocorre principalmente com ações estratégicas de marketing, qualidade do atendimento médico, ambiente da clínica etc.
Deixar claro a impossibilidade de remarcação rápida
Quando o paciente desistir da consulta com antecedência, é preciso informá-lo sobre a dificuldade em remarcar o atendimento logo. Dependendo da agenda do médico, essa remarcação pode levar semanas ou meses.
Este fator muitas vezes faz com que o paciente repense a desistência e compareça na consulta conforme data e horário já marcados.
Lembrar a necessidade do acompanhamento médico
Outra forma de evitar faltas no dia da consulta é sempre alertar os pacientes sobre a necessidade do acompanhamento médico. Além de este alerta ser feito presencialmente, ele pode ser feito de maneira geral por meio de informações publicadas nas redes sociais.
Scripts de mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp
Aqui estão cinco exemplos de scripts de mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp que você pode enviar para sua secretária utilizar em 2023:
- Olá [Nome do Paciente], sua consulta com [Nome do Médico] foi confirmada para [Data e Hora]. Por favor, se possível chegue com 15 minutos de antecedência. Qualquer dúvida, estamos à disposição!
- Prezado(a) [Nome do Paciente], este é um lembrete de sua consulta marcada para [Data e Hora] com [Nome do Médico]. Aguardamos sua presença. Caso haja algum imprevisto, por favor, nos avise.
- [Nome do Paciente], sua consulta está confirmada! [Nome do Médico] o(a) aguarda no dia [Data] às [Hora]. Lembre-se de trazer seus exames recentes, se houver. Até lá!
- Bom dia/Boa tarde [Nome do Paciente], gostaríamos de confirmar sua consulta com [Nome do Médico] no dia [Data] às [Hora]. Seu cuidado é nossa prioridade. Nos vemos em breve!
- Confirmado, [Nome do Paciente]! Sua consulta com [Nome do Médico] está marcada para [Data e Hora]. Conte conosco para qualquer esclarecimento. Aguardamos você!
Na era digital, a confirmação de consultas transformou-se numa poderosa alavanca para melhorar a experiência dos pacientes e otimizar a operação dos consultórios. Com a integração de estratégias eficazes e a utilização de ferramentas modernas, é possível alcançar resultados impressionantes. Aqui vão algumas dicas essenciais para enriquecer seu processo de confirmação de consultas:
- Automatização e Personalização: Embarque na onda da automatização com uma pitada de personalização. Utilize plataformas que ofereçam mensagens automatizadas via SMS e WhatsApp, considerando que 96% dos pacientes que recebem esses lembretes comparecem às consultas. A personalização dessas mensagens, que incluem detalhes como o nome do paciente e informações específicas da consulta, mostra cuidado e atenção, reforçando o compromisso do paciente com o agendamento.
- Maximizando os Benefícios: Ilumine os benefícios multifacetados da confirmação de consultas. Além de reduzir significativamente as faltas, que por si só já otimiza o faturamento, essa prática eleva a produtividade da recepção e enriquece a jornada do paciente com sua clínica. Cada confirmação bem-sucedida não é apenas uma consulta garantida; é também um passo em direção a uma relação mais forte e confiável com seus pacientes.
- Boas Práticas Reinventadas: Adote práticas recomendadas que vão além do básico. Enviar lembretes no dia anterior, por exemplo, dá ao paciente tempo suficiente para reorganizar seus planos se necessário, mantendo sua agenda fluída e eficiente. A integração de uma lista de espera digital não só otimiza a realocação de horários vagos como também demonstra aos pacientes que sua clínica valoriza o tempo deles, oferecendo oportunidades mais rápidas de atendimento.
- O Poder das Ferramentas de Gestão: Deixe que a tecnologia faça o trabalho pesado. As ferramentas de gestão de saúde não só facilitam a confirmação automática de consultas mas também permitem uma visão clara e atualizada da sua agenda. Isso significa menos tempo gasto em tarefas administrativas e mais tempo dedicado ao que você faz de melhor: cuidar dos seus pacientes.
- Mensagens Eficazes: Quando se trata de compor a mensagem perfeita de confirmação, menos é mais. Mantenha-a simples, direta e informativa. Certifique-se de incluir elementos essenciais como o nome do paciente, do médico, data e hora da consulta, além de opções claras para cancelamento ou remarcação. Esta abordagem não só respeita o tempo do paciente como também facilita a gestão da sua agenda.
Incorporar essas práticas ao seu processo de confirmação de consultas não só melhorará a eficiência operacional do seu consultório mas também elevará significativamente a satisfação do paciente. Ao fim, o que realmente importa é construir uma relação de confiança e cuidado, garantindo que cada paciente se sinta valorizado e bem atendido.
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