O treinamento para sua recepcionista é um dos pilares que sustentam a qualidade do atendimento. Este é um dos pontos que mais contam na fidelização dos pacientes e na probabilidade de eles indicarem seus serviços para outras pessoas.
7 motivos cruciais para investir no treinamento da sua recepcionista
Vamos ver os principais motivos para investir no treinamento da sua recepcionista e garantir um excelente atendimento no consultório.
1 – Acolhimento
Toda pessoa que faz uma consulta médica deseja acolhimento e atenção. Isso precisa começar logo no primeiro contato com a clínica. Por mais que você trate seu paciente com máxima dedicação e atenção, quando o atendimento na recepção é ruim, isso impede a sensação de acolhimento e pode fazer que o paciente nunca mais volte.
Acolher é algo essencial em todas as especialidades médicas. Além da consulta, isso envolve o atendimento da equipe de colaboradores, o ambiente etc. Pense na última vez que você fez uma consulta médica. Como se sentiu? Como foi o atendimento recebido? Houve acolhimento, atenção? Observar esses detalhes faz toda diferença para ter alta qualidade de atendimento no seu consultório.
2 – Organização
O trabalho da recepcionista é essencial para que consultório e as rotinas de atendimento se mantenham organizados. Para que a organização seja cada vez melhor, com praticidade e sem sobrecarga, o treinamento é indispensável.
Também é preciso frisar que, com o uso de novas tecnologias e recursos, é preciso que os profissionais estejam bem preparados. Isso agiliza todo o processo de atendimento, desde o primeiro contato para agendar a consulta até o momento que o paciente sai da clínica. A organização também contribui para as rotinas administrativas. O registro e controle das informações no dia a dia facilita a gestão do consultório.
Uma forma muito interesse de mostrar organização e melhorar seu faturamento é confirmar a consulta do paciente. Confira as 5 principais formas de confirmação de consultas dos seus pacientes.
3 – Satisfação
O treinamento para sua recepcionista traz resultados no curto e longo prazo. Um deles é a satisfação dos seus pacientes. O grau dessa satisfação determina se eles manterão os atendimentos com você ou se procurarão outro profissional.
A satisfação quanto ao atendimento e boa organização na clínica também faz os pacientes indicarem seu consultório para familiares e amigos. Grande parte das pessoas que agendam uma consulta pela primeira vez chegam por meio de uma indicação. Essa indicação só acontece quando o paciente está satisfeito com o atendimento recebido.
4 – Fidelização
Outro ponto essencial quanto ao treinamento para sua recepcionista é fidelizar os atuais pacientes. Em uma área tão concorrida como a medicina, na qual há diversos especialistas, a fidelização dos atuais pacientes é primordial.
Essa fidelização só é possível quando o atendimento na clínica se mantém acolhedor, atencioso e eficiente ao longo do tempo. Perda na qualidade do atendimento significa perda de pacientes.
A fidelização é considerada uma das estratégias de gestão mais importantes nas empresas. Nas clínicas médicas não é diferente. Manter seus pacientes leais aos seus serviços é fundamental para a solidez financeira do consultório.
A importância da pesquisa de satisfação e NPS em sua clínica médica é fundamental para medir a fidelização do seu paciente.
5 – Prontidão
A prontidão no esclarecimento de dúvidas e demais necessidades dos pacientes também é primordial. O treinamento contribui para tornar o atendimento mais eficiente e com atenção aos detalhes. Essa prontidão em solucionar dúvidas do dia a dia gera maior confiança por parte dos pacientes e também contribui para que eles se sintam acolhidos.
6 – Tranquilidade
Quando você confia na qualidade do atendimento oferecido por sua recepcionista, há maior tranquilidade no dia a dia. Isso permite que o médico mantenha o foco nas consultas e procedimentos realizados.
É desgastante quando em vários momentos do dia o profissional precisa resolver questões que poderiam ser solucionadas pela recepcionista ou outros membros da equipe. Para que os profissionais da recepção consigam desempenhar um bom trabalho, o treinamento é mais que essencial.
7 – Eficiência
O nível de eficiência do atendimento da sua recepcionista depende muito dos treinamentos recebidos. Por mais que a profissional tenha experiência na área e cumpra os requisitos para o trabalho, sempre é possível aperfeiçoar a forma como as rotinas do dia a dia são feitas.
Eficiência envolve lidar com um volume significativo de informações, prontidão ao esclarecer dúvidas, fornecimento de informações corretas, gentileza e demais fatores.
Quando se fala em eficiência, não se trata apenas de agilidade ou rapidez, mas sim, a habilidade de atender as pessoas de forma que elas fiquem satisfeitas.
O atendimento como diferencial na área médica
Como mencionamos, a medicina é hoje uma das áreas mais competitivas. Nesse contexto, o atendimento oferecido no consultório é um fator que adquire ainda mais importância.
É preciso enxergar o atendimento da sua equipe como um diferencial do qual você não pode abrir mão. Além do treinamento da sua recepcionista, é indicado fazer uma lista de todos os aspectos que podem ser aperfeiçoados no dia a dia.
Exemplos:
-Tempo aproximado na lista de espera;
-Disponibilidade de esclarecimento de dúvidas por diferentes canais (telefone, Whatsapp, e-mail, redes sociais etc.);
-Formas de pagamento da consulta (convênios, máquinas de cartão, pix, dinheiro etc.);
-Organização do ambiente;
-Tempo de cada consulta;
-Indicação de profissionais de outras especialidades nos casos de tratamentos multidisciplinares.
Veja também nosso artigo do blog “9 estratégias para uso do Whatsapp no consultório médico”
O treinamento sempre gera resultados na clínica médica
Investir em treinamento para sua recepcionista gera resultados rápidos e consistentes. Eles estão relacionados a esses aspectos:
Visibilidade constante
Qualidade no atendimento significa maior visibilidade para o médico. A indicação dos atuais pacientes aos poucos torna o consultório cada vez mais conhecido na cidade e região na qual está localizado. Valorizar o atendimento faz parte das estratégias de marketing digital médico.
Faturamento contínuo
Os diversos benefícios do treinamento para sua recepcionista são essenciais para manter um bom faturamento. Isso envolve o faturamento diário, semanal e mensal. Essa regularidade quanto às entradas financeiras melhora seu fluxo de caixa e a lucratividade.
Credibilidade permanente
Por ser um diferencial de extrema importância, a qualidade do atendimento favorece a credibilidade do profissional e da clínica. Na área médica, este fator é mais que essencial para ter um bom posicionamento no mercado.
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